Kontakt MMiuris - Ready-Made, založenie sro,...

Publikačná činnosť

Článok z kategórie: Ready-Made,SRO,Živnosť

Daňové a účtovné doklady. Čo s nimi?

Daňové a účtovné doklady.

V dôsledku vykonávania rôznych aktivít sú podnikatelia, ktorí vedú účtovníctvo, povinní zaúčtovať vzniknuté účtovné prípady v účtovných knihách. Účtovné zápisy v účtovných knihách možno vykonať len na základe účtovných dokladov. Účtovný doklad je listinná písomnosť (elektronický dokument), ktorým podnikateľ (účtovná jednotka) preukazuje, resp. dokladuje priebeh a výsledky svojej činnosti na účely zaúčtovania. Pre podnikateľa (účtovnú jednotku) sú účtovné doklady aj dôkazným prostriedkom napríklad pri daňovej kontrole, pri uplatnení právnych nárokov alebo kontrole (oprave) účtovníctva.

Účtovný doklad

Účtovný doklad patrí podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) k účtovným záznamom, ktoré tvoria účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky. Účtovný doklad ako účtovný záznam musí spĺňať podmienky vedenia účtovníctva. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov – teda aj účtovných dokladov.

Účtovníctvo je vedené správne vtedy, ak sú dodržané predpisy, ktoré upravujú účtovníctvo a súvisiace právne predpisy. Z toho dôvodu musia všetky účtovné doklady obsahovať tieto povinné náležitosti:

  1. slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
  2. obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
  3. peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
  4. dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
  5. dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
  6. podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
  7. označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Ďalším predpisom, ktorý má osobitné požiadavky na doklady účtovnej jednotky (podnikateľa) je zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“). Doklad z elektronickej registračnej pokladnice napríklad o prijatí hotovosti alebo prijatý pri platbe v hotovosti za materiál alebo služby sa stáva účtovným dokladom až po doplnení informácií požadovaných zákonom o účtovníctve v § 10.

Lehoty

Lehota na vystavenie účtovných dokladov je v zákone o účtovníctve definovaná veľmi vágne a síce, že doklad treba vystaviť bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktorá sa nimi preukazuje a spôsobom zaručujúcim spoľahlivé a jednoznačné určenie účtovného prípadu. Keďže účtovné zápisy je účtovná jednotka povinná zaznamenávať v účtovnom období priebežne a účtovné zápisy môže vykonať len na základe účtovných dokladov, tak aj účtovné doklady musí vyhotovovať priebežne. Nárazové vyhotovovanie účtovných dokladov a účtovanie účtovných zápisov ku koncu roka nie je v súlade so zákonom o účtovníctve.

Vlastnosti dokladov

Účtovné doklady preukazujú, že účtovný prípad nastal, sú prostriedkom pri zisťovaní základu dane z príjmov a niektoré slúžia pre účely dane z pridanej hodnoty. Ich nesprávnosť, strata alebo zničenie môže mať pre účtovnú jednotku (podnikateľa) podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) sankčné dôsledky až do výšky 100 00 eur zvýšené o dodatočné dorubenia daní. Náležitá starostlivosť venovaná obehu účtovných dokladov, dôkladnej kontrole, dostatočnej ochrane a dodržanie predpisov pri ich archivovaní minimalizuje riziko pokút alebo dodatočných odvodov daní. Rozširujúca sa elektronizácia vedenia účtovníctva a obchodnej komunikácie ovplyvňuje účtovné a daňové doklady. Slovenské právne predpisy upravujú aj oblasť elektronických účtovných dokladov, daňových dokladov a archiváciu elektronických účtovných a daňových dokladov.

Obeh dokladov

Obeh účtovných dokladov v účtovnej jednotke začína ich prijatím alebo vyhotovením.Účtovné doklady môžu mať písomnú formu (listinné predtlačené alebo vytlačené účtovné doklady) alebo technickú formu (elektronické dokumenty vyhotovené exportom zo softvéru). V zmysle zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z pridanej hodnoty“) môžu podnikatelia vyhotovovať faktúry v listinnej forme (obyčajné papierové) alebo elektronickej forme v akomkoľvek elektronickom formáte. Dodávateľ môže vydať elektronickú faktúru len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty sa od 1. 1. 2013 nevyžaduje písomný súhlas. Za súhlas s vyhotovením elektronickej faktúry možno považovať jej úhradu alebo inú dohodu. Dôležité je, vzhľadom na možnosť vystavenia elektronickej faktúry v akomkoľvek formáte, aby ju dokázal príjemca spracovať.

Po vyhotovení, resp. prijatí účtovného dokladu sa v rámci likvidácie preskúma jeho vecná (kontrola číselných údajov, peňažných súm) a formálna (povinné náležitosti) správnosť. Ak boli zistené chyby je účtovná jednotka povinná bez zbytočného odkladu vykonať opravu alebo požadovať vykonanie opravy.

Podpisovanie účtovných a daňových dokladov

Každý účtovný doklad musí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Podpisový záznam môže mať písomnú alebo technickú formu. Účtovné doklady môžu byť podpísané vlastnoručne alebo prostredníctvom preukázateľného účtovného záznamu, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis,v technickej forme (elektronickým podpisom podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise v znení neskorších predpisov), pričom na obidve formy sa prihliada rovnako. Hoci podľa zákona o dani z pridanej hodnoty nie je potrebné faktúru podpísať,faktúra ako účtovný doklad musí obsahovať podpisový záznam.

Prenos účtovného dokladu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu.Účtovné doklady určené na prenášanie mimo účtovnej jednotky v technickej forme musia obsahovať podpisový záznam. Okrem vlastnoručného podpisu, elektronického podpisu sa môže účtovná jednotka dohodnúť s iným subjektom aj na inom zázname v technickej forme, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis alebo elektronický podpis. Môže ísť o rôzne heslá, šifry a podobne.