Kontakt MMiuris - Ready-Made, založenie sro,...

Publikačná činnosť

Článok z kategórie: Ready-Made,SRO,Živnosť

Správne nastavené pracovné postupy

Správne nastavené pracovné postupy

Ako Vám správne nastavené pracovné postupy šetria čas aj peniaze

Asi každý z nás pozná slogan „ak chceš mať niečo spravené riadne, tak si to musíš spraviť sám“. Táto mantra je však len polopravdou. Zmysluplnejšie mi to príde v znení, a to keď chcete mať nejakú činnosť vykonávanú raz za čas spravenú riadne, tak v tom prípade, ak nemáte žiadne iné časové záväzky, je najefektívnejšie to spraviť sám. Ale v prípade ak ide o činnosti vykonávané na pravidelnej báze a viac „pracovných pozícií“ už Váš deň nezvládne, tak neváhajte Vaše úlohy na niekoho preniesť.

Prenos úloh spočíva v trensfére znalostí pracovných postupov, správneho rozhodovania sa v opakujúcich sa procesoch a harmonogramu úloh. Ako začať? V rámci korporátneho poradenstva MM iuris využíva napríklad aj nižšie uvedené postupy.

Dokumentácia procesu

Každý proces plnenia úlohy predstavuje jasný postup. Eistujú správne postupy na komunikáciu po telefóne aj postupy ako odoslať balík. V prípade slabej znalosti tohto postupu Váš zamestnanec predpokladá čo by malo byť spravené alebo Vás zaplavuje otázkami na ktoré je časovo nákladnejšie odpovedať v porovnaní s tým keby ste si to mali spraviť sami.

Zdokumentovanie tohto procesu krok po kroku je základom jeho pochopenia. Môžete to urobiť opisom krokov a objasnením ako vykonať zadanú úlohu. Ďalšou možnosťou, ktorá je menej časovo náročná je chronologické spísanie len jednotlivých krokov so stručným komentárom. Táto možnosť sa používe v prípade, keď si zamestnanec mýli postupnosť krokov alebo na niektoré zabúda.

Spracovanie správnych rozhodnutí v opakujúcich sa procesoch

Aby ste nemuseli strácať čas s riešením situácie, že sa Vás zamestnanci pýtajú zväčša na problémy, ktorých riešenia spočívajú v porovnaní niekoľko známych veličín, tak dajte kritériá Vášho rozhodovania sa na papier a povinne zaveďte ako pracovné inštruckie.

V jednej nemenovanej spoločnosti boli zavedené tri otázky, na ktoré pri menšom zamyslení sa prišiel aj sám zamestnanec a na ktoré boli jasné odpovede áno alebo nie. Boli zamerané na zákaznícky servis a zneli:

  • Rozhodnutie ochráni našu reputáciu?
  • Vychádza toto rozhodnutie v ústrety zákazníkovi?
  • Budú nás dôsledky stáť menej ako 500 EUR?

Ak znela odpoveď na všetky tri áno, tak zamestnanec mohol takúto ponuku prezentovať zákazníkovi. V prípade ak boli dôsledky do určitého limitu vyššie, mohol zákazníkovi ponuku poskytnúť, ale musel nadriadeného hneď informovať. V ešte vyšších nákladoch sa jeho rozhodovacia kompetencia končí.

V dúsledku zamestnanec urobí rovnaké rozhodnutie ako by ste urobili Vy v 98% a pri tom nemusíte odpovedať ani len na jednu jeho otázku.

Vytvorenie harmonogramu úloh

Ak chcete aby boli zadané úlohy vykonané správne a dokonca v správny čas, tak vytvorenie harmonogramu úloh je projekt s ktorým by ste mali začať ako prvým. Vytvorte denný, týždenný, mesačný aj kvartálny zoznam úloh, ktoré mu sia byť spravené pre určitú pozíciu v spoločnosti.

Využitie jednej alebo aj všetkých vyššieuvedených inovácií v pracovných procesoch je len začiatok v získavaní času pre Vás, ktorý môžete využiť oveľa efektívnejšie.